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Steuertipp: Mahlzeitengestellung bei Auswärtstätigkeit
Laut BFH sind Aufwendungen des Arbeitgebers für Mahlzeiten, die zur Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit - etwa einer Fortbildungsveranstaltung - abgegeben werden, mit den tatsächlichen Werten und nicht mit den Sachbezugswerten anzusetzen. Leistet der Arbeitgeber neben der gestellten Mahlzeit einen Barzuschuss, so ist dieser - abhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit - bis zu 6, 12 oder 24 EUR, bzw. der ggfs in Betracht kommenden Auslandsverpflegungspauschale steuerfrei. Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit ist mit dem tatsächlichen Wert anzusetzen und - soweit das steuerfreie Volumen durch den Barzuschuss noch nicht ausgeschöpft ist - bis zu den v.g. Beträgen steuerfrei. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag ist in die Prüfung der 44 EUR-Freigrenze einzubeziehen. Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine steuerfreie Leistung (Zuschuss oder Sachbezug) in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen, so kann er keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.
Beispiel 1: Anlässlich einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein Mittagessen. Der Wert der gestellten Mahlzeit beträgt 14 EUR. Die Abwesenheitsdauer der Arbeitnehmer beträgt 10 Stunden. a) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet keinen Zuschuss: Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit wird mit dem tatsächlichen Wert von 14 EUR angesetzt. Hiervon sind bei einer Abwesenheitsdauer von 10 Stunden 6 EUR steuerfrei. Der den steuerfreien Teil übersteigende Betrag von 8 EUR ist in die Prüfung der 44 EUR-Freigrenze einzubeziehen. b) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet einen Zuschuss von 5 EUR: Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit wird mit dem tatsächlichen Wert von 14 EUR angesetzt. Der Zuschuss von 5 EUR und 1 EUR vom Wert der Mahlzeit sind steuerfrei Der den steuerfreien Teil übersteigende Wert der Mahlzeit von 13 EUR ist in die Prüfung der 44 EUR-Freigrenze einzubeziehen.
Alternativ kann der Arbeitgeber weiterhin nach den Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien verfahren. Danach ist eine Mahlzeit, die zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung abgegeben wird und deren Wert 40 EUR nicht übersteigt, mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Die 44 EUR-Freigrenze ist nicht anzuwenden. Leistet der Arbeitgeber neben der gestellten Mahlzeit einen Barzuschuss, so ist dieser - abhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit - bis zu 6, 12 oder 24 EUR, bzw. der ggfs in Betracht kommenden Auslandsverpflegungspauschale steuerfrei. Soweit der Arbeitgeber von dem Zuschuss den Sachbezugswert einbehält, gilt die Kürzung des Zuschusses als Zahlung durch den Arbeitnehmer, die auf den geldwerten Vorteil anzurechnen ist. Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss in Höhe des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen, kann er keine Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend machen.
Beispiel 2: wie Beispiel 1. a) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet keinen Zuschuss: Da der Wert der Mahlzeit mit 14 EUR die Üblichkeitsgrenze von 40 EUR unterschreitet, ist der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit mit dem Sachbezugswert von 2,73 EUR (2009) anzusetzen und zu versteuern. b) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit und leistet einen Zuschuss von 6 EUR: Der geldwerte Vorteil aus der gestellten Mahlzeit ist mit dem Sachbezugswert von 2,73 EUR anzusetzen und zu versteuern. Der Zuschuss von 6 EUR ist steuerfrei. c) Der Arbeitgeber stellt die Mahlzeit zur Verfügung und leistet einen Zuschuss von 6 EUR, von dem er den Sachbezugswert von 2,73 EUR einbehält: Der geldwerte Vorteil aus der Mahlzeit ist an sich mit dem Sachbezugswert von 2,73 EUR anzusetzen. Die Hinzurechnung dieses geldwerten Vorteils zum steuerpflichtigen Arbeitslohn entfällt jedoch, da die Kürzung des Zuschusses um 2,73 EUR als Zahlung durch den Arbeitnehmer gilt, die auf den geldwerten Vorteil anzurechnen ist. Der verbleibende Teil des Zuschusses von 3,27 EUR ist steuerfrei.
Quelle: BMF-Schreiben v. 13.07.2009 - IV C 5-S 2334/08/10013(aus: Ausgabe 10/2009)
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